KPI 2020 : Receptionist

Kesesuaian rencana aktivitas dengan aktual pelaksanaan *

[4] Rencana dan aktual pelaksanaan selalu sesuai

[3] Terdapat sedikit penyesuaian dalam pelaksanaan yang dapat dijelaskan dan diperiksa silang (crosscheck)

[2] Ada penyesuaian dalam pelaksanaan yang dikonfirmasi atasan

[1] Rencana dan aktual pelaksanaan tidak sesuai tanpa konfirmasi

[0] Rencana tidak dijalankan sama sekali

Bertanggungjawab atas tugas yang diberikan *

[4] Secara konsisten bertanggungjawab tinggi

[3] Mampu bertanggungjawab tinggi

[2] Mau bertanggungjawab

[1] Kurang bertanggungjawab

[0] Tidak mau bertanggungjawab

Apakah member ada catatan alfa? *

[4] Tidak ada alfa semester lalu

[2] Ada 1 hari alfa semester lalu

[0] Ada alfa lebih dari 1 hari semester lalu

Berapa kali member terlambat dalam sebulan? *

[4] Terlambat rata-rata 0-2 hari dalam sebulan

[3] Terlambat rata-rata 3-5 hari dalam sebulan

[2] Terlambat rata-rata 6-14 hari dalam sebulan

[1] Terlambat rata-rata 15-20 hari dalam sebulan

[0] Terlambat rata-rata lebih dari 20 hari dalam sebulan

Apakah member mengenakan seragam dan atribut? *

[4] Selalu mengenakan dengan lengkap

[2] Mengenakan tapi terkadang tidak lengkap

[0] Tidak mengenakan

Apakah member membuat laporan harian (daily report)? *

[4] Selalu membuat daily report

[2] Terkadang membuat daily report

[0] Tidak membuat daily report

Kecepatan respon terhadap komunikasi internal (telepon/WA/email) *

[4] Telepon/WA/email selalu direspon segera

[3] Telepon/WA/email direspon kurang dari 1 jam

[2] Telepon/WA/email direspon pada hari itu

[1] Telepon/WA/email jarang direspon atau direspon lebih dari 1 hari

[0] Telepon/WA/email tidak direspon

Kemampuan menanggapi keluhan pelanggan eksternal *

[4] Mendengarkan dan memberikan solusi segera

[3] Mendengarkan dan meminta customer menunggu hasil keputusan koordinasi

[2] Mengarahkan customer kepada manager atau pihak lain untuk disolusikan

[1] Menerima keluhan dan tidak menindaklanjuti

[0] Tidak menanggapi

Apakah member menjalin kerjasama yang baik dengan member lain

[4] Memiliki hubungan dan komunikasi yang baik dengan member lain serta mau berbagi informasi (tidak konfidensial) kepada member lain

[3] Berkomunikasi baik dengan member lain dan berbagi informasi (tidak konfidensial) kepada member lain

[2] Berbagi informasi (tidak konfidensial) kepada member lain

[1] Berkomunikasi namun tidak mau berbagi informasi (tidak konfidensial) kepada member lain

[0] Tidak berkomunikasi maupun berbagi informasi (tidak konfidensial) kepada member lain

Apakah member mau mengerjakan pekerjaan/tugas yang di luar ruang lingkup pekerjaannya *

[4] Selalu mau mengerjakan pekerjaan di luar ruang lingkup pekerjaannya atau partisipasi kepanitiaan acara

[3] Mau mengerjakan pekerjaan di luar ruang lingkup pekerjaannya

[2] Mau berpartisipasi kepanitiaan acara

[1] Peserta acara saja

[0] Tidak mau terlibat acara perusahaan maupun kerja di luar ruang lingkup pekerjaannya

Apakah member mencetuskan Ide baru untuk kemajuan perusahaan? *

[4] Banyak memberikan ide baru

[3] Berkontribusi ide baru

[2] Antusias mencoba ide baru

[1] Sulit untuk menerapkan ide baru

[0] Tidak mau menerapkan sistem baru

Bagaimana cara penanganan tamu yang dilakukan? *

[4] Tamu ditanyakan tujuannya dan dipersilahkan duduk dengan tutur kata yang sopan dan segera menghubungi pihak yang ingin ditemui

[3] Tamu ditanyakan tujuannya dan dipersilahkan duduk dengan tutur kata yang sopan sembari menunggu orang yang akan ditemui

[2] Tamu ditanyakan tujuannya dengan tutur kata yang sopan sembari menunggu orang yang akan ditemui

[1] Tamu ditanyakan tujuannya dan dibiarkan menunggu lama

[0] Tamu dibiarkan menunggu lama

Bagaimana kecepatan dan respon ketika menerima telepon internal & eksternal? *

[4] Penerimaan telepon pada dering pertama dengan perkenalan diri serta ucapan salam yang baik

[3] Penerimaan telepon pada dering ketiga dengan perkenalan diri serta ucapan salam yang baik

[2] Penerimaan telepon tanpa perkenalan diri dan langsung menanyakan tujuan

[1] Menerima telepon dengan intonasi yang tidak bersemangat

[0] Menutup telepon sebelum pembicaraan selesai

Apakah pengajuan pembelian ATK berlangsung setiap bulan dan sesuai kebutuhan? *

[4] Pembelian ATK dilakukan setiap bulan dan sesuai dengan kebutuhan

[3] Pembelian ATK dilakukan setiap minggu dan sesuai dengan kebutuhan

[2] Pembelian ATK dilakukan setiap hari sesuai permintaan

[1] Jarang mengajukan pembelian inventaris kantor

[0] Tidak ada jadwal pembelian ATK yang tetap

Bertanggung jawab atas ketersediaan minuman yang ada di kulkas *

[4] Selalu ada ketersediaan minuman di kulkas untuk semua varian dengan pencatatan penjualan setiap bulan

[3] Selalu ada ketersediaan minuman di kulkas untuk semua varian dengan pencatatan penjualan 3 bulan sekali

[2] Ketersediaan minuman di kulkas hanya ada beberapa varian dan tidak ada pencatatan penjualan

[1] Ketersediaan minuman di kulkas hanya satu varian

[0] Terkadang minuman di kulkas kosong

Memastikan penyajian makanan dan minuman kepada tamu *

[4] Memastikan jika tamu datang, makanan dan minuman akan segera disajikan

[3] Memastikan jika tamu datang, minuman akan segera disajikan

[2] Memastikan jika tamu datang, makanan dan minuman akan disajikan 15 menit kemudian

[1] Memastikan jika tamu datang, makanan dan minuman akan disajikan 30 menit kemudian

[0] Tidak memastikan penyajian makanan dan minuman bagi tamu yang akan datang

Bagaimanan sistem pengiriman berkas dan/atau barang *

[4] Pengiriman berkas dan/atau barang dilakukan setiap hari dan melakukan konfirmasi ke setiap divisi terkait apakah ada berkas dan/atau yang akan dikirim yang disertai laporan harian

[3] Pengiriman berkas dan/atau barang dilakukan setiap hari tanpa ada konfirmasi ke setiap divisi terkait apakah ada berkas dan/atau barang yang akan dikirim yang disertai laporan harian

[2] Pengiriman berkas dan/atau barang dilakukan setiap hari tanpa ada konfirmasi ke setiap divisi terkait apakah ada berkas dan/atau yang akan dikirim dan tidak ada laporan harian

[1] Pengiriman berkas dan/atau barang dilakukan 2 hari sekali (menumpuk berkas)

[0] Pengiriman berkas dan/atau barang selalu terlambat dilakukan

Bagaimana prosedur penerimaan berkas dan/atau barang? *

[4] Berkas dan/atau barang yang diterima akan dicatat dahulu dan diserahkan langsung kepada penerima

[3] Berkan dan/atau barang yangditerima akan dicatat dahulu dan diinfo kepada penerima bahwa berka dan/atau barang sudah diterima

[2] Berkas dan/atau yang diterima akan dicatat dahulu dan tidak langsung diserahkan kepada penerima

[1] Berkas dan/atau yang diteria akan dicatat dahulu dan diletakkan saja di meja resepsionis

[0] Berkas dan/atau barang yang diterima tidak dicatat dan dibiarkan di lantai 1

Apakah data absensi diolah secara rutin? *

[4] Data absensi dikelola setiap hari (termasuk hari Minggu) dan diinfo melalui WAG dan Email

[3] Data absensi dikelola setiap hari (kecuali hari Minggu) dan diinfo melalui WAG dan Email

[2] Data absensi dikelola setiap hari (kecuali hari Minggu) dan diinfo hanya melalui Email

[1] Pengelolaan data absensi sesekali terlambat dan diinfo hanya melalui Email

[0] Pengelolaan data absensi jarang dilakukan

Penerimaan form data absensi dan pengajuan ke Direksi *

[4] Pengajuan form absensi yang diterima dari karyawan, langsung diajukan ke Direksi di hari yang sama

[3] Form absensi yang diterima dari karyawan disimpan dahulu dan diajukan 3 hari kemudian bersama pengajuan form absensi yang lain

[2] Form absensi yang diterima dari karyawan disimpan dahulu dan diajukan setiap minggu kemudian bersama pengajuan form absensi yang lain

[1] Form pengajuan absensi yang diterima dari karyawan tidak diajukan ke Direksi

[0] Form pengajuan absensi yang diterima dari karyawan sering tercecer

Bagaimana prosedur pemeriksaan kebersihan setiap lantai? *

[4] Memonitor kebersihan setiap lantai dan memeriksa check list setiap hari

[3] Memonitor kebersihan setiap lantai dan memeriksa check list setiap minggu

[2] Memonitor kebersihan setiap lantai dan memeriksa check list setiap bulan

[1] Memonitor kebersihan setiap lantai tetapi tidak memeriksa check list setiap bulan

[0] Jarang memonitor kebersihan setiap lantai

Bagaimana pemahaman diri member; kelebihan dan kekurangan serta kontribusi diri dalam organisasi? *

[4] Sangat memahami kelebihan dan kekurangan diri, serta mampu memberikan kontribusi besar dalam tim

[3] Memahami kelebihan dan kekurangan diri, serta berkontribusi dalam tim

[2] Memahami kelebihan dan kekurangan diri, namun kontribusi belum optimal dalam tim

[1] Kurang memahami kekurangan diri, tidak memberikan kontribusi dalam tim

[0] Tidak mampu mengukur kemampuan diri

Apakah member dapat mengkomunikasikan maksud dan tujuan dan menyerap pendapat orang lain? *

[4] Mampu mengkomunikasikan maksud dan tujuan serta mampu menyerap ide/pendapat orang lain

[3] Mampu mengkomunikasikan maksud dan tujuan serta mampu mendengarkan ide/pendapat orang lain

[2] Mampu mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan baik

[1] Kurang dapat menyampaikan maksud dan tujuan serta kurangan dapat mendengarkan orang lain

[0] Tidak dapat mendengarkan orang lain dan tidak dapat berkomunikasi dengan baik

Apakah member memberikan pengaruh yang positif dan menginspirasi member lain? *

[4] Memberikan pengaruh positif dan mampu menginspirasi member lain

[3] Memberikan pengaruh positif dan mampu memotivasi member lain

[2] Mampu memberikan semangat bagi member lain

[1] Tidak dapat memberikan bagi member lain

[0] Memberikan pengaruh negatif bagi member lain

Apakah member mau belajar hal baru dan melakukan perubahan saat dibutuhkan? *

[4] Antusias dan berani mencoba hal baru untuk peningkatan kualitas dan produktivitas

[3] Mau belajar dan mencoba hal baru untuk peningkatan kualitas dan produktivitas

[2] Mau belajar hal baru untuk peningkatan produktivitas

[1] Mau belajar hal baru jika dipaksakan

[0] Tidak mau belajar hal baru atau mengubah metode yang sudah ada

Apakah member mampu merekatkan member lain dalam tim dan meningkatkan produktivitas *

[4] Member dalam 1 tim mampu bekerja sama dengan baik dan menunjukan peningkatan produktivitas yang signifikan

[3] Member 1 tim mampu bekerja sama dan menunjukan peningkatan produktivitas

[2] Member 1 tim mampu bekerja sama

[1] Member dalam 1 tim sulit bekerja sama

[0] Tidak ada kerja sama tim sama sekali

Apakah member melakukan tinjauan kinerja kepada resepsionis, OB, dan Satpam? *

[4] Member berkomunikasi setiap hari dengan resepsionis, OB, dan Satpam serta melakukan tinjauan kinerja rutin setiap hari

[3] Member berkomunikasi setiap hari dengan resepsionis, OB, dan Satpam serta melakukan tinjauan kinerja rutin setiap hari

[2] Member melakukan tinjauan kinerja rutin setiap minggu dengan respsionis, OB, dan Satpam

[1] Member melakukan tinjauan kinerja rutin setiap bulan dengan resepsionis, OB, dan Satpam

[0] Member tidak melakukan tinjauan kinerja

Apakah member memantau kebersihan kantor setiap hari? *

[4] Kebersihan kantor diperiksa secara rutin setiap hari dan memeriksa check list yang dibuat oleh member

[3] Kebersihan kantor diperiksa secara rutin setiap hari dan jarang memeriksa check list yang dibuat oleh member

[2] Kebersihan kantor diperiksa 2 hari sekali

[1] Kebersihan kantor jarang diperiksa

[0] Tidak melaksanakan pemeriksaan terhadap kebersihan kantor

KPI 2020 : Receptionist

Integritas